イベント企画書の書

イベントは、企業・団体にとってファン獲得やセールス機会、ブランド力向上など、とても大きなメリットをもたらします。

しかし、予算が大きく大規模なイベントになればなるほど、社内で企画を通すことも難しくなります。

「イベント 企画書 パワポ」「企画書の作り方」と検索をすれば数多くのテンプレートが出てきますが、社内の納得、はたまたスポンサーの獲得をスムーズにできる企画書には、共通点があります。

初めてイベントを企画するという方に向けて、本稿ではシンプルにまとめてみました。

企画書の本質を理解し、誰が見ても納得の企画書作成におけるポイントを頭にいれて、ワクワクする企画を実現しましょう。

こんな企画書にしましょう

完成した企画書は以下のようなものであると理想的だなと思います。内容を考える前に完成形のポイントに触れていきます。

ひとり歩きしても良い内容

あなたの作る企画書は、これから多くの人に見られます。それはあなたが見ていないところでもひとり歩きしていくのです。

説明が必要になりそうな内容が含まれないように心がけましょう。誤解を生みそうな表現も控えた方が良さそうです。

あなたではない誰かが、企画書の説明をしなくてはいけないシーンがあるかもしれません。そのような時を想定した簡潔な内容であることも意識しておくと良いでしょう。

企画を実現し、その目的と狙いを達成することが企画書の目的です。

会場・想定予算・スケジュールを先に押さえる

企画書作成段階で、目的やターゲットに合わせた段取り、大きな骨組みを設計することになります。

イベントを実施する場所の選定、また、選定した会場の見積りを取り値段幅を調べ、集客のタイミングや実施の日取り、さらにかかる予算を概算しイベント全体を見える化しましょう。

これにより、企画書を見てもらう人にイベントのイメージを想像してもらいやすくなり、費用と効果に対する理解、全体像をより明確に伝えることができます。

企画書が通った場合、鉄は熱いうちに打て。すぐ行動に起こせる企画書であることも大切です。

企画書の段階で実施までの具体案が粗くとも設計できていることで、予算感の把握、運営者の不安や懸念を軽減することに繋がります。

関係者それぞれと目的意識を共有できている

イベント運営にまつわる関係者との「情報共有」をしましょう。イベント成功のためには、関係者全体と協力体制を無視することはできません。

企画書が手元に回覧されてくるまで知らないのと、事前に「こんな企画を通せないかと思っているんだけど…」と相談があった企画書では印象がまったく変わります。

各関係者の都合や問題点を考慮したイベント企画書になれば、イベントのゴール設定から段取り、必須業務を情報共有でき、より一層協力体制を構築しやすくなります。

イベント企画書は、企業・団体の中で承認を得るためのものだけでなく、イベント運営を通して、チームの絆を深める貴重な資産となり得ることを認識しておくと良いでしょう。

何のために

イベントをするメリットを確認しましょう。一言でイベントといっても

• お祭り、ファンへの還元
• 販売促進
• 体験会
• 告知、キャンペーン
• 勉強会
• ライブ
• 展示会
• チャリティー、ボランティア etc…

その内容はさまざまです。開催するイベントによって、得られるものや主催する企業・団体への利益は様々です。

たとえば、街頭キャンペーンのようなお客様に直接販売促進を仕掛けるイベントであれば、「不特定多数の人々に商品・サービスを認知」してもらうことができ、企業・団体のPR活動へつながります。

一方、招待制の社内イベントやセミナーであれば「特定顧客とのコミュニケーションを深める」ことができ、企業・団体のファン増加やリピーター獲得に貢献します。

つまり、イベントをするにあたって「来場者数」や「顧客満足度」といった指標は、そのイベントの「目的」に応じてメリットとしての意味合いが変わることを理解する必要があります。

イベント出展において重要なのは、イベントの「意図・目的」を明確化し、イベントを介して「課題解決」を達成するための一手段としてイベントを定義することです。

いまからあなたが作ろうとしているイベントの定義に照らし合わせて具体的な施策と数値目標を掲げることで、あなたの所属する企業・団体はイベントによるメリットを最大限享受できることでしょう。

企画書に入れる重要な項目

いざイベント企画書を作成するにあたり、一体どのような項目が必要なのでしょうか。ここからは、企画書に必須とする重要項目について触れていきます。

ここに書いているから企画書に入れるのではなく、誰にとって、何のために重要かを想像してから企画書に入れてもらえると良いでしょう。

① イベントの目的

イベントを実施するにあたり、イベントの「目的」を軸に企画書を展開していく必要があります。

イベントの目的にはさまざま挙げられますが、共感を得やすい企画書は目的が明確であることが挙げられます。

色々と副次的な狙いがある場合も、記載する目的は2つくらいに絞ることが望ましいです。

＜イベント目的例＞

・顧客開拓
・企業認知度向上
・製品・サービスのPR
・顧客とのコミュニケーション機会

目的を分散し「あれもこれもメリットがある」という趣旨でイベントを展開すると、イベントの目的の軸がブレやすくなり、一体何をしたいのかの方向性に迷いを生じさせやすくします。

もったいなかったな…と感じた体験で、実行者と関係者の目的がバラバラであることをイベントの直前、もしくは当日に知るということがありました。

これは企画書を通しやすくする目的で、色々な人にとって想定できるメリットを多めに書いていたことが原因にあったようです。

イベントの目的をシンプルに絞ることで、企画内容やターゲット像に一貫性をもたせやすく、筋の通った企画書作成ができます。

そのあとの運営チーム作りにもメリットのある企画書だと完璧です。

② 目標（ゴール）の設定

イベント企画書には、目的に沿った具体的な目標（ゴール）を設定しましょう。

特に「なにをもってイベント成功とするか」を判断できるような数値や指標を設けることが理想です。

具体例としては、

「来場者数○○人以上」「イベント当日の売り上げ○○円以上」「来場者アンケートの満足度○○％以上」

と目的に沿った判断基準の設定を心がけましょう。

また、その目的を達成することによってどのような利益があるのか、なぜその目的に設定したのかを説明しておきましょう。

目標の設定は企業・団体にもたらすメリットを現すだけでなく、フィードバックや事後の分析においても役立つことになります。

③ ペルソナ（ターゲットの人物像）

イベントの目的や目標を設定し、それらを実現するために重要なペルソナ（ターゲットの人物像）を決定します。

ここで気をつけたいポイントは、「ペルソナの具体性」です。

ペルソナを設定する際には、その属性をイメージしやすいよう、性別・年齢・居住地・職業といった外的要素だけではなく、趣味・興味関心・ライフスタイルなどの内的要素を含むようにしましょう。

具体性をもったペルソナはイベントの顧客集客に活かせるだけでなく、社内メンバーにおけるターゲットの共通認識をもちやすく、イベント施策への説得力を増す効果をもたらします。

顧客リストがある場合はイメージしやすいかもしれませんが、地域イベントなど誰が参加するのか分からない場合においては少し悩んでしまいがちです。

そういう時はこの企画の目的で一番笑顔になるだろう人を想像してみてください。企画書のむこう側にその人の笑顔が想像できると、きっと多くの人を心を動かせます。

④ イベント概要

イベントの目的やターゲットを設定したあとは、いかに具体策をもったアプローチをするかイベント概要の策定に力をいれましょう。

イベント概要は、イベントのタイトル、タイムスケジュール、来場予定者数、会場図、担当者の配置など細部に注目し、その役割の目線に立っておおよその内容を固めていきます。

実際の詳細はイベント実施決定後に詰めていくため、あくまで概要である点を含み置いておきましょう。特にお金に関わるところは、後から予算の上乗せにならないように、ある程度の幅を持たせておくことが大切です。

また、イベント概要は細かい点が多いため、必要最低限の情報を完結にまとめ、A4用紙１枚程度におさめる提案がおすすめです。

内容が薄くなってしまったとしても構いません。質問が生じた際に都度回答をするスタイルで、わかりやすい企画書作成を心がけましょう。この時点で大切なのは数字よりもワクワク感です。

⑤ 予算

イベントの概要が決まってきたら、必要な予算を検討します。

可能な限り予算の「項目」と「金額」を一覧にまとめ、予算の見える化を意識しましょう。

会場費、飲食費、機材費、運営スタッフ費など、項目ごとに予算化することで、見落としがちなツールを洗い出す機会にもなり、予算取りにおける外部からの目にも説得力ある資料が作成できます。

しかし、はじめてのイベント実施の場合、一体どのような予算が発生するのか正直なところ見えない部分も多いですよね。

⑥ 企画書の形式

イベント企画書には多くのテンプレートがありますが、wordであれば箇条書きなどで完結にまとめ、パワーポイントであれば表を使って視覚的に見やすい資料づくりを心掛けると良いでしょう。

文章作成スキルがないからといって、企画書、提案を諦めるのはもったいないです。本稿では参考にできるテンプレートもご用意しました。是非活用してください。