NOTE

洛西高架下大学研究室コース

2022年6月26日　楽しく安全なイベントについて

講座への入退室について

入室後は名前を「（所属団体名）なまえ」に変更してください。

ミーティングID: 898 2619 1995
パスコード: tautlabo

退出時はオレンジのボタンより今回の参加者視点で採点、感想を聞かせてください。

2022年6月26日
15：00～17：30
※入場 14：45～

ZOOMに入室する

講座の採点にご協力下さい。
次回以降の参考にします。
質問などもお気軽に。

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当日の記録動画


本日の内容

まずは現時点までで固まった企画を共有していきます（講義内・最終）

「これをやります！」

安心、安全なイベント運営について押さえておくところを確認。

参考資料

研究室コースゲスト講師松野さんから提供いただいた資料

京都府のイベントにおけるコロナ対策について確認をする。

イベント当日までのやることを確認（共通）

  • イベントの告知物を用意する
    • それぞれが決めた告知計画による
  • 行政に申請が必要なものを相談、提出
    • 指導、再提出がある場合もあるのでなるべく早く行動
    • 火を使う→西京消防署
    • 食品を提供→京都市保健所
    • 歩道を使う→西京警察署
  • トート阪急洛西口公式SNSが投稿する用の素材提供（ーー月ーー日配信スタート予定）
    • 2022年8月中にに張本まで。
      • 今日からもう少し作り込んだイベント企画書
      • こんなことがあれば告知しやすい！
        • このイベントを開催しようと思った理由（60文字程度）
        • どんな人向けのイベントか
          • 箇条書きで3つくらい
        • 先行申し込み特典（あれば）
          • チラシ、広告からの来場を測ることができるのでオススメ
        • イベント告知に使える写真3枚以上
        • お客様が参加することで得られるメリット（60文字程度）
        • 自己紹介（60文字程度）
  • 会場使用に際する打ち合わせ
    • 9月2週目までに完了（可能ならそれぞれのイベント開始の2週間前）
      • 搬入、搬出、撤去時間の予定すり合わせ
      • トート阪急洛西口からお借りする什器の配分
      • 当日の想定図面を提出
  • 予算計画の連絡
    • 9月3週目まで（可能ならそれぞれのイベント開始の1週間前）
    • イベント当日or開催日以降に領収書と引き換えに精算します
    • 今のところ最大5万円を目安にサポートを行うことができる予定です。
      • NG用途：人件費、外注費、謝礼を含めた交通費（実費精算※領収書が必要※には使用可能）
      • この費用に使える？はある程度の予算計画が固まった段階でご相談ください。
  • 当日〜1週間後
    • イベント実施報告書を提出

チラシの配布場所（協力可能なもの）

  1. プレイフルカフェ（掲示）：A4サイズ1枚
  2. まちづくりプラザ（掲示、配布）：A4サイズ30枚程度（配布）、A4サイズ1枚（掲示）
  3. トートひろば（掲示）：B5サイズ1枚（ボード）、A4〜B2サイズ最大6枚（高架柱）
  4. 本とハンモック（毎週土曜日まちプラウッドデッキで掲示、配布）：A4サイズ50枚程度、A4〜B2サイズ最大2枚
  5. 阪急川島住宅回覧（60枚）
  6. トート阪急洛西口のチラシラック（各20枚×配架場所数）
  7. その他配布用 500枚

全て協力依頼するならA4サイズ700枚程度、B2サイズ7枚程度が必要と思っていただけると良さそうです。※不足が出た場合の補填は考慮に入れず

運営チームの配布協力だけではなく、配布場所を確保できている方が他の主催イベントのチラシを一緒に配布するなど、横の協力が産まれるととても良いなと思います！持ちつ持たれつで集客を成功させましょう。隣が賑わうと自分も賑わいます。

それぞれの安全対策、コロナ対策についてどのように考えているか発表（5分程度）

[掲示物]何か書いてあるなーでは役割を発揮できない。安心、安全のため行動してもらえる掲示物を目指しましょう。

  • URA：廣田さん
    • （運営の視点）コロナ対策、雨風に対する造作物の強度、危険性の把握、食品衛生
  • 京都子育てネット：尾田さん
    • （運営の視点）コロナ対策、食品衛生、会話による接触
  • 吉川さん
    • （運営の視点）コロナ対策、食品衛生、会話による接触
  • Beマルシェ：大幸さん
    • （運営の視点）コロナ対策、会話による接触
  • GLUSA：小薄さん
    • （運営の視点）コロナ対策、雨風に対する造作物の強度、危険性の把握、食品衛生

共通告知物について（昨年度参考）

3期 表紙＆裏面、中面①、中面②

4期 表紙、裏面 、中面①

参加の皆様へ

研究室コースに集まっていただきありがとうございます。

それぞれが、団体の個性を活かして、楽しくイベントを企画・運用してください。

理想を求めて動けなくなるよりも、小さな1歩を継続されることに価値を感じています。

イベントを作りあげるには多くの課題があると思いますが。
らくさいライフスタイル一同、頑張って伴走します。

微力ではありますが、お役立てください。

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読んでいただき、
ありがとうございます。

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