講座への入退室について
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退出時はオレンジのボタンより今回の参加者視点で採点、感想を聞かせてください。
2021年12月19日
15：00～17：30
※入場 14：45～
講座の採点にご協力下さい。
次回以降の参考にします。
質問などもお気軽に。
当日の記録動画
研究室コースの現在地
本日の内容
①4期生の皆さんに企画の現状（今回やってみようと思っているもの）を発表していただきます。
- 現時点の主催イベント構想（やってみたいこと！）
- 6分程度で発表
- これまでの疑問点を３つ解消！（企画書を作ってきてわかってきたこと）
- イベント実行までの不安な点について棚卸し（実行計画してみてわかってきたこと）
発表の順番
中村さん
岡本さん
上内さん
坂尻さん
五十嵐さん
休憩
②1期生から3期生を振り返って見えてきたこと（張本）
時間内に解説はしませんが、以下にイベントの立ち上げから振り返りまでの時間軸を5つプロセスに分解して解説してみます。
１：立ち上げ
２：計画
３：実行
４：監視・管理
５：集結
１：立ち上げ
プロジェクトの進行がスムーズに進むかどうかは、計画立案時の成果次第です。具体性のある実現可能な計画でなければ、プロジェクトがどこに向かえばよいのか定まりません。プロジェクトの成功は、この立ち上げプロセスで決まるといってもよいでしょう。
プロジェクト立ち上時には、要件定義（8行キカク）などをもとに、仕様書や提案書を作成・提出します。このプロセスでポイントとなるのが「開発期間」「予算」「リソース」「リスク」です。それぞれポイントで妥当性のあるものか、確実な確保が可能かといった要素を精査します。
そして、プロジェクト立ち上げ時において、提案から受注前後が最も慎重に作業を進めるべきタイミングです。プロジェクトマネジメントやプロジェクトリーダーによってチェックを実施するだけでなく、第三者視点からのチェックも行いましょう。
PMO（Project Management Office）など第三者視点が入ることで、予算や開発期間の過不足の見落としなどを未然に防ぎます。
PMOについての役割を張本を中心にした運営チームが担うのが洛西高架下大学研究室コースのカリキュラム全体像です。
PM、PL（プロジェクトマネジメント、プロジェクトリーダー：研究生）
∟PMO（研究室コース運営チーム）
∟実動を助けてくれる仲間
∟協力者
プロジェクトマネジメントの役割
・プロジェクトの企画提案、立上、計画策定、実行、監視コントロール、終結の全プロセスにおいてプロジェクト全体をマネジメントすること。
・企画について、●求められていること●品質●コスト（予算）●納期を満たし、プロジェクトを完了させること。
プロジェクトリーダーの役割
PMの指示に従い、プロジェクト全体をコントロールすること。（スケジュール管理、要員管理、コスト管理、リスク管理、外注管理等）
・プロジェクト計画の策定および実行・推進
・企画について、●求められていること●品質●コスト（予算）●納期を満たし、プロジェクトを完了させること。
補足１：イベント主催者（PM・PL）の役割
研究生が目標とする主催者像を以下にまとめました。主催者視点とは何なのか？考える時の参考に読み進めていただけると嬉しいです。
ゴールや目的を明確にする
ゴールや目的を明確に設定することは、プロジェクトを進める上で最も重要なポイントです。
もし、ゴールや目的が曖昧なままプロジェクトを進めるようなことがあれば、「タスクの優先順位の判断ができない」「共通認識が無いゆえにメンバーのモチベーションが低下する」といったさまざまな問題が起こります。
従ってイベント主催者は、プロジェクト関係者が共通認識としてプロジェクトのゴールと目的を理解している状況を構築しなければなりません。
ゴールと目的を明確にすることで、今やるべきことの判断が瞬時につき、最適な指示を出せるのです。
役割を明確にする
プロジェクトメンバーがそれぞれのやるべきことをしっかりと理解していることがプロジェクトを効率的に進める上でのポイントです。
各々のメンバーが自身の役割を理解していれば、自分の作業範囲に集中してタスクをこなすことができるようになります。
さらに、役割がはっきりとすることで、タスクの重複防止や複数のタスクの同時進行がしやくなるといった利点もあり、プロジェクト遂行の生産性向上が見込めます。
チームをまとめる
プロジェクトメンバーは常に一定とはいかず、実行する企画によって配置されるメンバー・人数は異なります。
個々のメンバーが高い能力を持っていたとしても、チームワークが発揮できなければプロジェクトを成功へと進めることはできません。
したがって、イベント主催者はコミュニケーションを円滑にする旗振り役となり、チームメンバーがそれぞれにパフォーマンスを発揮できる環境を整える責任があります。
信頼を得る
プロジェクトメンバーと信頼関係を構築することは、イベントの主催者にとって重要な役割です。
管理スキルだけあっても、プロジェクトを円滑に進めることは難しいでしょう。これは、プロジェクト成功には、プロジェクトメンバーの力が必要だからです。
イベントの主催者はプロジェクト管理とコミュニケーションの2つのスキルでメンバーと信頼関係を築き、スムーズに企画・イベントを成功へと導かなければなりません。
余裕を持った計画にする
予定通りに企画・イベントを完遂するためには、リソースの配分に余裕を持たせたマネジメントが求められます。どれだけプロジェクト管理スキルが優れたイベント主催者だとしても、プロジェクトの規模や内容によっては目標通りにプロジェクトを進めることが難しいこともあるでしょう。
突然のトラブルなどに対応しても期日までプロジェクトを完了させる責任があります。あらかじめリソースを確保しておくなどの余裕を持った計画をしておくことがポイントです。
適切な進捗管理をする
適切な進捗管理は、スケジュールの進捗状況を把握し、明確な進捗率の算出を可能にします。そのために、プロジェクトメンバーの主観による進捗率ではなく、工数を基準に進捗率を算出する必要があるでしょう。
主観で決める場合と、工数で決める場合とでは実際の進捗率に誤差が生じます。期限間際になって進捗の遅れが発覚してしまわないように、徹底した進捗管理を行いましょう。
補足２：イベントを一緒に実行するメンバーのポイント
次にメンバーが意識すべきポイントについてご紹介します。
当事者意識を持つ
割り振られた役割を期限内に完了させていれば、役割外の作業やプロジェクトの全体像について「自分に関係ない」と考える方もいるかもしれません。
確かに、これらはイベントの主催者が管理する領域ではあります。
しかし、プロジェクトメンバーである限りそれぞれが当事者意識を持ち、率先してプロジェクトを進めることが重要です。
進捗が遅れているメンバーをフォローするなど、プロジェクトの進捗をカバーすることで、プロジェクトの完遂はもちろんのこと、自身の成長にもつながるでしょう。
報告を正確にする
報告する情報の正確性は、企画・イベントの質に直結します。
当たり前ではありますが、どのような報告だとしても正確な事実を結果から伝えるようにする必要があります。実際に起こった事実を正確に報告できなければ、イベントの主催者はプロジェクトにどのような影響を及ぼすのかを把握することができません。
また、報告内容が事実と異なるためにプロジェクトの進行方向が誤ってしまうことも想定できます。コミュニケーションが取りやすく、正確に報告を行うことができる環境を整えることはイベントの主催者の仕事といえますが、正確に報告をする義務があるのはメンバー自身であることに変わりはありません。
２：計画
計画プロセスでは、プロジェクトをより具体的に進めるために「WBS（Work Breakdown Structure）：作業分解構成図」を作成します。（「イベントまでの45日間計画」）
「イベントまでの45日間計画」をもとにしてタスクごとから全体像までスケジュールを算出したり、必要なリソースの見積もりをしたりして計画を遂行可能なレベルに仕上げます。
また、計画を考える中でリソース（人・お金・時間）配分の計画が最も重要な作業です。各タスクに割り当てるべきリソースの過不足を把握し、不足している場合は調達しましょう。
「イベントまでの45日間計画」を作成する一番のメリットは、やるべき作業が「見える化」される点です。
次に、全体の工数が把握できる点です。作業ごとに工数見積を行い、それを積み上げることで全体の工数が明らかになります。
全体像が把握できれば、そこから作業計画を立てられます。逆の言い方をすると、「イベントまでの45日間計画」をしっかりと作成しないとスケジュールを立てること、協力者に助けを求めることも困難になります。
声を掛けたはいいが、具体的に何をいつまでにどのような質で求めているのかを伝えることができないと言うのは残念な結果につながりかねません。
３：実行
イベントを実行していく上で最も重要となるのが、企画に協力してくれるメンバーのマネジメントです。大規模な企画ほど個々のメンバーの状況把握が難しくなる傾向にあり、生産性が低下していてもそのままプロジェクトが進行してしまうリスクがあります。
こうした状況を回避する方法のひとつが「プロジェクト管理ツール」です。実行プロセスにおけるプロジェクトメンバーの稼働状況を可視化して、把握するのに役立てられます。
また、情報共有やコミュニケーションを活発にさせる役割もあり、プロジェクト完遂への目的意識の共有へとつなげることが可能です。
プロジェクト管理ツールについては、以下のようなものがあります。
プロジェクト管理ツールに搭載される機能は製品ごとに異なりますが、搭載される機能は主に以下のとおりです。
| 機能名 | 詳細な機能 |
| 進捗管理機能 | ガントチャート タスクボード（カンバン） プロジェクトタイムライン リマインダー ダッシュボード |
| 情報共有機能 | ファイル共有機能 掲示板機能 社内Wiki |
| コミュニケーション機能 | ダイレクトメッセージ チャットツール 社内SNS |
| 外部連携機能 | 外部カレンダー（Googleなど）連携 外部チャットツール（Slackなど）連携 SFA、CRM連携 |
| コスト管理機能 | EVM機能 工数予定設定機能 予定管理機能 |
４：監視・管理
監視・管理は、プロジェクトの実行段階で発生する、さまざまな変更に対応するプロセスです。
プロジェクトが実行段階にあるにも関わらず、条件や仕様の変更があることは十分に想定できます。変更の必要性が生じたとしても、スピーディーな対応によって作業の遅延を最小限に抑えることが求められるでしょう。
しかし、そのためには日頃から進捗や工数をリアルタイムで管理・監視することが重要です。
また、変更内容についてプロジェクトメンバーで共有する仕組みも肝心で、変更管理表などを活用して情報共有が行なわれています。
５：終結
イベントが完了した時のプロセスです。
主に完了した企画、イベントの内容を評価・分析します。
（依頼されていたものであれば）クライアントからイベントに協力してくれたメンバーまで、関係者からプロジェクトに対する評価を集計し、集約した評価を分析することで、保守・改修の際に利用したり、次のプロジェクトに活かしたりします
終結のプロセスが未来への1歩目です。
イベント完了！と言う時点で「終わったー」と全てを忘れたくなるとは思いますが、このプロセスを無視してしまうと全ての実績が単なる過去の思い出に変わってしまいます。
以上を問題なく用意することができるかどうか？
不安はなんでも運営チームまでお気軽にご相談ください。
第5回（1月9日）に向けた課題
□予算計画を完成（微調整の幅は許容）
□45日後にイベントをやるカレンダーが完成（タスクの抜け漏れ内容に精査）
□人員配置（まだゆるっとでOKだけど前日～翌日、撤去まで遂行可能ですか？
＜？＞前日（準備）当日（設営～運営～撤去）翌日（後片付け）
＜？＞予算を確定に向けてブラッシュアップ
＜？＞サポート費用を充てる部分
＜？＞告知に関する物（情報、写真、サンプル作成）いつまでに？
＜？＞チラシポスター・広告料 手配り？有料掲示？
＜？＞必要に応じた保険加入コロナ対策
＜？＞無理ない予算設計か確認
＜？＞持ち出し経費売上はどれくらい？あり？なし？
＋～1月8日までの間にサポートセッション（ZOOMにて30分程度）予定しています。
張本と時間調整して細かい質問などクリアにしましょう。
参加の皆様へ
研究室コースに集まっていただきありがとうございます。
それぞれが、団体の個性を活かして、楽しくイベントを企画・運用してください。
理想を求めて動けなくなるよりも、小さな1歩を継続されることに価値を感じています。
イベントを作りあげるには多くの課題があると思いますが。
らくさいライフスタイル一同、頑張って伴走します。
微力ではありますが、お役立てください。
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